Vergabeentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren
Nachvollziehbare Entscheidung auf Knopfdruck.
Der Einkauf vergibt an einen oder — beim Cherry-Picking — mehrere Lieferanten. Corlis erzeugt automatisch ein Decision Pack mit Empfehlung, Kriterien, Vergleich und Begründung. Ab dem Freeze-Point ist der Vorgang unveränderbar.
Am Ende steht keine E-Mail und kein Bauchgefühl, sondern eine dokumentierte Entscheidung. Corlis fasst Empfehlung, Vergleich, angewandte Kriterien und Begründung automatisch in einem Decision Pack zusammen — versioniert und mit einer Prüfsumme (Content-Hash) gegen nachträgliche Änderung gesichert. Positionen können vollständig an einen Lieferanten oder positionsweise an mehrere vergeben werden (Cherry-Picking). Mit der Vergabe wird der Vorgang eingefroren: Ab dem Freeze-Point sind Angebote und Entscheidung technisch unveränderbar. Was entschieden wurde und warum, ist damit jederzeit belegbar — für die interne Revision genauso wie für die Wirtschaftsprüfung.
Eine nachvollziehbare Vergabe beantwortet nicht nur, wer den Auftrag erhält. Sie erklärt auch, welche Angebote betrachtet wurden, welche Kriterien entscheidend waren und welcher Stand zugrunde lag. So kann etwa eine kürzere Lieferzeit die Wahl eines teureren Angebots begründen. Diese Entscheidung sollte am Vorgang festgehalten werden, solange die Bewertung noch präsent ist.
Der Angebotsvergleich liefert die kaufmännische Grundlage. Der Audit-Trail ergänzt die zeitliche Folge von Änderungen und Freigaben. Aus der dokumentierten Vergabe entstehen anschließend die Bestellungen für die ausgewählten Lieferanten.
Was das Decision Pack enthält
- Vergabeempfehlung mit benanntem Gewinner
- Angewandte Kriterien und Vergleichsstand
- Begründung aus Textbausteinen und Freitext
- Voll- oder Mehrfachvergabe (Cherry-Picking) je Position
- Freeze-Point: ab Vergabe unveränderbar, technisch erzwungen
Dokumentation vertiefen
Wie Änderungen und Entscheidungen festgehalten werden, erläutert Sicherheit und Nachweis.
Häufige Fragen zur Vergabedokumentation
- Entscheidet die Software über den Zuschlag? Die Auswahl und ihre Begründung liegen bei den verantwortlichen Personen. Corlis stellt Vergleich und Dokumentation bereit und führt die Entscheidung durch den vorgesehenen Freigabeweg.
- Was ist bei einer Teilvergabe zu dokumentieren? Welche Positionen welchem Lieferanten zugeordnet sind und warum. Auch die Bedingungen der Aufteilung gehören zur Bewertung, etwa zusätzliche Fracht oder voneinander abhängige Liefertermine.
Wie steuerbar ist Ihr Einkauf heute?
Sehen Sie in einer persönlichen Produktdemo, wie ein Einkaufsvorgang in Corlis läuft — oder ordnen Sie im Selbstcheck mit sechs Fragen ein, wo Ihr Einkauf heute steht.