Positionen statt Sachkonten
Auf dem Sachkonto steht ein Betrag. Auf der Rechnung steht ein Preis.
Ein Spend-Cube aus der Finanzbuchhaltung aggregiert Rechnungen auf Kreditor und Sachkonto. Er kann nicht sagen, dass eine Gesellschaft den laufenden Meter Erdkabel für 4,20 € kauft und eine andere denselben für 4,90 € — auf dem Konto „Baumaterial" steht bei beiden nur eine Summe.
Genau dieser Unterschied entscheidet, ob eine Analyse etwas findet, das Sie noch nicht wussten. Auf Kopfebene sehen Sie, dass ein Lieferant 1,2 Mio. € bekommen hat. Auf Positionsebene sehen Sie, wofür — und ab da lässt sich vergleichen, bündeln und verhandeln.
Ihr ERP ist dabei nicht das Problem — wo eine Bestellung im System lief, kennt es die Position. Nur läuft ein großer Teil der Rechnungen nie über eine Bestellung, und über Gesellschaften hinweg heißt dieselbe Ware in jedem System anders. Beides sieht erst, wer die Rechnungen selbst liest.
Damit das trägt, reicht das Auslesen nicht. Ohne Normalisierung landet dieselbe Ware in verschiedenen Vergleichstöpfen, und jede Preisaussage wird löchrig. Deshalb gehören Einheitennormalisierung und Warengruppenzuordnung zur Analyse und nicht in einen zweiten Schritt.
- Artikelbezeichnung und, wo vorhanden, Artikelnummer des Lieferanten
- Menge und Einheit, auf eine normalisierte Einheit zurückgeführt
- Einzelpreis und Positionswert
- Warengruppe nach eCl@ss, bis auf die Ebene der einzelnen Ware
- Zuordnung zu Gesellschaft, und wo gedruckt: Bestellnummer und Kostenstelle
Nicht jede Rechnung gibt alles her. Wie viele Belege welches Feld tragen, steht in der Auswertung als Füllgrad an jeder Kennzahl — ein Feld, das nur auf 12 % der Belege steht, trägt keine belastbare Aussage, egal wie gut die Idee dahinter ist.
Erst sehen, was war. Dann ordnen.
Die Analyse ist der erste Schritt, nicht der einzige. Sie zeigt, wo Ihr Geld hingeht — und liefert die Struktur, mit der Corlis danach arbeitet. Sehen Sie sich die Demo an oder sprechen Sie mit uns über Ihren Bestand.